Business Compliance im Zeitalter des "schwarzen Schwans"

Eine Pandemie unterscheidet sich von normalen Geschäftsrisiken und ist ein Beispiel für einen "schwarzen Schwan" - ein unvorhersehbares, außergewöhnliches, extremes Ereignis, das die Erwartungen übertrifft und schwerwiegende Folgen hat.

Bankiers, Makler und grundsätzlich Leute, die sich mit Finanzen beschäftigen, kennen die Schwarzer-Schwan-Theorie, die an der amerikanischen Wall Street Kultstatus hat. Nach dieser Theorie ist die Menschheitsgeschichte, bzw. unsere soziale, politische und wirtschaftliche Realität, von unerwarteten Ereignissen geprägt, die wir aufgrund früherer Erfahrungen nicht vorhersagen konnten und die aus dem etablierten Muster herausspringen. Das Ereignis vom 11. September, die Finanzkrise 2008, die aktuelle Coronavirus-Pandemie, sind Beispiele für den "schwarzen Schwan", der wie ein Tsunami frühere Praktiken zerstört und neue Verhaltensmuster auf globaler Ebene mit sich bringt.

Da es sich um außergewöhnliche Umstände handelt, für die wir keine Erfahrung haben, ist es normal, sich zu fragen, wie wir unter Bedingungen arbeiten sollen, die nicht regelgemäß oder gewöhnlich sind. Die Antwort auf diese Frage liefert eine Geschäftsfunktion in Unternehmen, die wir als Business Compliance kennen und die sich selbst an den Moment während der aktuellen Pandemie anpassen musste.

Wir definieren Business Compliance als eine Funktion, die das Geschäft in Übereinstimmung mit Vorschriften und Verfahren (extern und intern) überwacht und sicherstellt, dem Unternehmen hilft, legal und fair auf dem Markt zu agieren und Missbrauch, illegales und unethisches Verhalten verhindert. In der Praxis befasst sich Business Compliance mit der Identifizierung und Verhinderung vorhersehbarer Geschäftsrisiken, insbesondere im Hinblick auf die Bekämpfung von Korruption und Geldwäsche, den Schutz personenbezogener Daten und vertraulicher Informationen, die Beseitigung der Verhinderung von Interessenkonflikten usw.

Die COVID-19-Krise als unerwartetes und extremes Ereignis (der "schwarze Schwan" vom Anfang der Geschichte) hat die Geschäftswelt vor besondere Herausforderungen gestellt. Die weltweite Verbreitung von Coronavirus hat schwerwiegende Auswirkungen auf die täglichen Abläufe aller Teilnehmer auf den globalen und lokalen Märkten, einschließlich der Business Compliance-Funktion, die unter diesen neuen Umständen das Geschäft gemäß den gesetzlichen und ethischen Standards sicherstellen sollte. Womit wurden alle Unternehmen konfrontiert und wie hat die sogenannte Compliance die neuen Umstände bewältigt?

Änderungen im Geschäft und Änderungen in der Business Compliance

Unter den Bedingungen einer Pandemie, auf die man nicht ausreichend vorbereitet sein kann oder über einen vollständig entwickelten Aktionsplan verfügen kann, ist klar, dass die Kapazitäten aller Marktteilnehmer überlastet sind und dass das größte Anliegen ist, das Kerngeschäft und die Funktionsweise der wichtigsten Bereiche des Unternehmens zu bewahren. Dann wird zu Recht erwartet, dass die Support-Funktionen (zu denen Compliance im Wesentlichen gehört) mehr denn je dazu beitragen, sichere, klare und korrekte Geschäftsentscheidungen schnell und effizient zu treffen. Mal sehen, was mit den Unternehmen passiert ist und welche Rolle die Business Compliance-Funktion gespielt hat:

• Die Prioritäten haben sich geändert. Der Schwerpunkt verlagert sich stark vom normalen Geschäftsbetrieb auf die Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter sowie auf die Sicherstellung, dass Waren und/oder Dienstleistungen mit allen Sicherheitsmaßnahmen hergestellt, bereitgestellt und geliefert werden. Daher mag das Problem der Business Compliance zweitrangig erscheinen, aber aus genau demselben Grund ist es wichtig, dass diese Funktion beibehalten und unterstützt wird.

• Dringende Anforderungen entstehen - neue Geschäftsformen werden über Nacht eingeschaltet (digitale Tools werden mehr denn je eingesetzt, neue Geschäftsmodelle werden in Betracht gezogen) und alle Anfragen zur Compliance-Analyse neuer Geschäftsformen sind dringend. Unter solchen Bedingungen ist es notwendig, so schnell wie möglich effiziente, zulässige und funktionale Arbeitsweisen zu finden, wenn frühere Praktiken keine Ergebnisse liefern oder unmöglich sind.

• Es treten objektive Hindernisse auf - Ausnahmezustand, Schließung von Grenzen, Ausgangssperre, begrenzte Versammlungen, Quarantäne, Verbot/Einschränkung der Arbeit einiger Geschäfte und alle anderen in verschiedenen Ländern geltenden Maßnahmen haben die Durchführung regelmäßiger Geschäftstätigkeiten erschwert oder unmöglich gemacht (Meetings, Unterzeichnung der Unterlagen, pünktliche Lieferung).

• Es gibt eine intensive Verabschiedung neuer Regeln - eine große Anzahl neuer, restriktiver Regeln auf wöchentlicher oder täglicher Basis hat den Verdacht verstärkt, dass sie rechtzeitig erlernt und angewendet werden können, was das Risiko eines Verstoßes gegen diese Regeln erhöht.

• Wir erleben eine Ausweitung der „technischen“ Risiken – viele Menschen arbeiten von zu Hause aus, die für eine solche Arbeit nicht rechtzeitig oder nicht ausreichend ausgebildet sind, was ein Risiko für die IT-Sicherheit darstellt und kann zu Schwachstellen in internen Systemen führen.

• Es ist auch ein Mangel an Live-Kommunikation erkennbar. Die Umstellung auf Online-Kommunikation erhöht das Risiko, Geschäftsbeziehungen zu formalisieren oder auf Kommunikation umzusteigen, "soweit dies erforderlich ist" und nicht "soweit erforderlich, um dies zu wissen", was häufig für die Einhaltung von Geschäftsrichtlinien kritisch ist.

• Die Herausforderung, Ausnahmen von der Regel zu machen - Es besteht das Risiko, dass Geschäftsaktivitäten während einer Pandemie nur als außergewöhnlich angesehen werden oder nicht zuvor festgelegten Standards unterliegen.

Wie erwartet, können alle oben genannten Praktiken zu einem erhöhten Risiko der Einhaltung von Geschäftsrichtlinien und der Notwendigkeit führen, die Einhaltung der Regeln, Verfahren und Standards sicherzustellen, die das rechtliche und ethische Geschäft auch unter außergewöhnlichen Umständen schützen. Unter diesen Umständen stellt sich die Frage, wie verhindert werden kann, dass dieses Risiko zur Realität wird.

Usklađenost poslovanja u doba crnog labuda

Business Compliance ist eine Funktion, die den Betrieb des Unternehmens gemäß den internen und externen Vorschriften und Verfahren sicherstellt.

Tipps zur Bewältigung von Herausforderungen

Vor diesem Hintergrund sollte der Ansatz zur Risikokontrolle unter den neuen Umständen in der Praxis auf dem bestehenden System der Business Compliance basieren, das weiterentwickelt und an neue Umstände angepasst wird, jedoch immer mit einer eindeutig klaren Einstellung, dass die Regeln eingehalten werden müssen. Unsere Erfahrungen mit Hemofarm zeigen konkret, dass unter den besonderen Umständen, unter denen wir uns alle zum Zeitpunkt der Pandemie befanden, Folgendes für die Einhaltung von Geschäftsrichtlinien von besonderer Bedeutung ist:

Überwachung neuer staatlicher und interner Vorschriften. In der Praxis bedeutet dies, dass Sie die Verabschiedung neuer Gesetze in Echtzeit aktiv überwachen und Kollegen unverzüglich und durch klare und kurze Nachrichten über die neuen Regeln informieren müssen, um jederzeit die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.

Überwachung der Business-Praxis im Ausnahmezustand. Kurz gesagt, Sie müssen die verfügbaren Quellen für gute Business-Praxis befolgen. Die Quellen können die Websites führender Anwaltskanzleien, Handelskammern, Arbeitgeberverbände und staatlichen Institutionen sein. Alle von ihnen zeigten in der Zeit der COVID-19-Krise Proaktivität und Unterstützung nicht nur für ihre Mitgliedschaft, sondern auch für die breite Öffentlichkeit.

Übergang zur Informalität, wo immer dies möglich und korrekt ist. Die Geschäftswelt schenkt der Hierarchie manchmal zu viel Aufmerksamkeit, so dass dieses Beharren auf Formalitäten in Krisenzeiten zu größeren Risiken führen kann als eine vollständig informelle, aber effiziente Kommunikation von Schlüsselinformationen. Deshalb bemühen Sie sich, die Nachricht sofort zu übermitteln, unabhängig von der hierarchischen Kommunikationsebene.

Übermitteln von Schlüsselbotschaften über den Manager. Dies hat sich als gute Methode erwiesen, wenn möglichst viele Mitarbeiter über wichtige Nachrichten informiert werden müssen. Indem Sie die Nachricht in Krisenzeiten über den Vorgesetzten übermitteln, stärken Sie den "Ton von oben" und stellen sicher, dass die Nachricht die Personen erreicht hat, für die sie bestimmt ist.

Vertrauen auf Proaktivität und Kommunikation. Bleiben Sie mit Kollegen in Kontakt auch außerhalb der geplanten Termine, fragen Sie, wie sie Probleme lösen, hören Sie zu und beteiligen Sie sich von Anfang an an wichtigen Aktivitäten, um die Business-Compliance sicherzustellen, insbesondere bei neuen Geschäftsaktivitäten und -plänen.

Und was am wichtigsten ist: Wir sollten nicht vergessen, welche Rolle die Business-Compliance im System spielt und sie darf niemals kompromittiert werden und dient als Garantie für die Einhaltung der Regeln, als Barriere gegen illegales und unethisches Verhalten und als Hüter der Reputation des Unternehmens. Tipp zum Schluss: Wenn Sie Zweifel an bestimmten Aktivitäten haben, fragen Sie immer Ihren Compliance-Manager um Rat, bevor Sie mit der Implementierung fortfahren.

Was ist die Metapher des „schwarzen Schwans"

In alten Zeiten, wir sprechen über Europa im 17. Jahrhundert, sah niemand andere Schwäne als weiße, daher die Behauptung, dass alle weißen Schwäne als Beispiel für unbestreitbare Wahrheit verwendet wurden. Die Meinung, dass die Chance, einen schwarzen Schwan zu finden, fast nicht existierte, war in der damaligen Gesellschaft weit verbreitet, bis der erste schwarze Schwan 1697 in Australien gesehen wurde. Von damals bis heute wurde diese Metapher als Bestätigung dafür verwendet, dass die Erfahrung, die wir gemacht haben, nicht unbedingt bedeutet, dass wir die Wahrheit kennen.

Nasim Taleb, Autor des Weltbestsellers "Black Swan", verwendet diesen Begriff, um unerwartete und unglaubliche Ereignisse zu beschreiben, die die Welt stark beeinflusst haben und behauptet, dass die menschliche Geschichte am häufigsten von Ereignissen geprägt ist, für die es keine früheren Erfahrungen und Verhaltensmuster gibt.